Бухгалтерский аутсорсинг: эффективность и риски

Частичное или полное делегирование полномочий главного бухгалтера сторонней компании существенно экономит время и снижает затраты клиента. На руководителя возлагается серьезная ответственность за выбор такого партнера. Он обязан соблюсти все положения ч.3 ст. 7 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете».

Суть аутсорсинга

Относительно новый на отечественном рынке термин «аутсорсинг» происходит от английского out sourse. Буквально его можно перевести как «внешний источник». Смысл также идентичен: в бизнес-среде под ним подразумевается передача части бухгалтерских и финансовых вопросов в ведение другой компании, специализирующейся на оказании подобных услуг. То есть, компания-клиент работает, не отвлекаясь на оформление и сдачу отчетов, заполнение бланков, ведение кадрового учета, работу с банком, подготовку первичной документации.

Такой подход преследует несколько практических целей:

• Экономия ресурсов за счет аннулирования штатных бухгалтерских единиц;
• Концентрация сил и времени только на бизнес-процессах;
• Снижение финансовых рисков – вся ответственность за бухучет возлагается на аутсорсинговую компанию.

Аутсорсинг следует отличить от другого типа сотрудничества – наем приходящего бухгалтера. Между ними разница принципиальная, так как аутсорсинг подразумевает передачу полного цикла, а приходящий бухгалтер обычно ограничен решением текущих эпизодических задач.

Российский рынок аутсорсинга

В России профессиональные аутсорсинговые компании, специализирующиеся на комплексном решении бухгалтерских задач, начали появляться с 2000-х годов. По состоянию на 2011-й на их долю пришлось 44% общего рынка аутсорсинговых услуг. Общий оборот по приблизительным подсчетам составляет от 5 до 10 млн. долларов.

Примечательны прогнозы экспертов агентства «Эксперт РА», согласно которым после 2014 года ожидался рост объема аутсорсинговых услуг примерно на 6%. Если выражаться на языке финансов, то участники этой сферы должны были увеличить свои доходы на 8,5 млрд. руб. Фактически к концу 2015-го общий объем российского аутсорсинга увеличился на 8%.

Рейтинг потребителей аутсорсинговых услуг выглядит следующим образом:

• Торговые компании. Их доля равна 25% от общего объема рынка. В денежном выражении это почти 1,4 млрд. руб.: 908,5 млн. руб. приходится на бухгалтерский и налоговый учет; 220,5 млн. – расчет и оформление заработной платы; около 100 млн. – на подготовку отчетов.
• Предприятия нефтегазовой промышленности. Их доля составляет почти 490 млн. руб.
• Финансовые, кредитные и банковские учреждения. Их суммарный показатель – 330 млн. руб.
• Бизнес в области энергетики – суммарно 308 млн. руб.
• Строительная отрасль – 234 млн. руб.

Показатели сохранились и в отрасли ведения бухгалтерского учета по российским стандартам. Рост наблюдался на 1%. А доля участников выросла до 512 млн. руб. Лидером спроса остается электронный вариант документооборота.

В Европе по состоянию на 2017 год 86% компаний работают с бухглатерией на аутсорсинге. В США этот процент выше – 92%. Согласно данным представителей европйеских аутсорсинговых компаний, удаленное ведение бухгалтерского и налогового учета обходится компании-клиенту примерно в 300-400 евро, в то время как содержание одного штатного бухгалтера выливается от 1000 евро и выше.

Причины популярности бухгалтерского аутсорсинга в России

Эксперты называют несколько причин появления и бурного роста аутсоринговых услуг.

• Новые условия рынка. В России заработало большое количество компаний с иностранным участием. Это породило необходимость ведения бухгалтерского учета по западному образцу. Услуга оказалась кстати для многих компаний.
• Финансовый кризис. В условиях неопределенности компании стремились получить гарантированно качественные услуги при умеренных издержках. Аутсорсинг удовлетворяет эти запросы сполна.
• Изменчивость налогового права. Законодательство ужесточается из года в год, увеличиваются размеры штрафов за малейшие просчеты в отчетности. Такая картина заставила субъектов бизнеса искать универсальные решения, максимально снижающие риски.

В настоящее время такой подход предпочитает большинство субъектов бизнеса вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Среди клиентов аутсорсинговых компаний есть как начинающие предприниматели, так и корпорации с иностранным капиталом. Вести бухучет по международным стандартам – надежно, эффективно и экономно.

Четыре вида бухгалтерского аутсорсинга

Удаленное ведение бухучета возможно в следующих вариантах.

1. Полный аутсорсинг. Предполагает ведение сторонней компанией полного цикла бухгалтерских операций, включая все виды отчетности. В таком случае клиенту нет необходимости содержать собственный штат бухгалтеров, так как все финансовые процессы ведутся аутсорсерами.
2. Выборочный аутсорсинг. Предполагается передача части бухгалтерии на аутсорсинг. Это может быть подготовка отчетности, расчет оплаты труда, ведение статистических отчетов, подготовка декларации и т.д. При этом другие взаимосвязанные процессы остаются в компетенции заказчика. Выборочный аутсорсинг удобен при намерении сократить бухгалтерский штат или снизить нагрузку на него. Еще один повод – желание руководителя лично контролировать тот или иной финансовый процесс в компании.
3. Услуги главбуха. В данном случае компания-заказчик передает право подписи и ответственность специалисту аутсорсинговой компании. Руководитель может не тратить время на изучение и ведение финансовой документации. Однако такой подход имеет существенный недостаток – он теряет контроль над действиями аутсорсера-исполнителя.
4. Консультирование. Руководители прибегают к этому виду услуг при необходимости стандартизировать работу штатных бухгалтеров. Услуги сторонних консультантов необходимы, когда речь идет о специфических финансовых операциях, редких для компании. Например, заключение сделки с иностранной компанией. Сторонний консультант поможет ориентироваться в нововведениях налогового и бухгалтерского законодательства. Периодические обсуждения текущих финансовых и бухгалтерских вопросов с опытными специалистами полезны для развития бизнеса.

Какой тип аутсорсинга выбрать – решать клиенту. Все зависит от вида деятельности компании, специфики ведения бухучета и удобства того или иного подхода.

Стоит ли передать бухгалтерию на аутсорсинг?

Причиной появления и развития аутсорсинговых услуг на российском рынке являлись вышеприведенные объективные условия. Аутсорсинг несет ряд факторов, положительно влияющих на бизнес в практическом плане. Рассмотрим их детально.

1. Качество. Аутсорсинговая компания обслуживает несколько клиентов, у каждого из которых разные задачи и системы ведения бухучета. Специалисты при таких условиях за короткое время набирают колоссальный опыт. Штат аутсорсинговой компании обычно состоит из специалистов разных направлений: юристов и бухгалтеров. Итоги работы проходят через руки штатных аудиторов. Благодаря таким особенностям аутсорсинговая компания может предоставлять услуги гораздо быстрее и в соответствии самым строгим требованиям закона. Этот особо актуально, когда речь идет об изменениях налогового законодательства. Ни один наемный сотрудник не сравнится в компетентности с штатом целой аутсорсинговой компании.
2. Снижение издержек – это самый большой и очевидный плюс от аутсорсинга. Компании добиваются снижения расходов примерно на 30%. Вот из чего это складывается. Для полноценной работы штатного бухгалтера требуется:
   • закупить компьютер и другую оргтехнику,
   • нести расходы на услуги связи,
   • учитывать необходимость Интернета,
   • установить и обновлять бухгалтерские программы,
   • выплачивать заработную плату с учетом больничных, премиальных, отпускных,
   • заменять сотрудника на период отсутствия по причине отпуска или болезни,
   • платить налоги с зарплаты и страховые взносы (при зарплате в 50 000 руб. отчисления сверх выплаты этой суммы составят еще 17 000 руб., а НДФЛ – 6500 руб.
   Услуги специалиста по аутсорсингу освобождают заказчика от этих проблем, так как все эти расходы несет компания-исполнитель. К тому же затраты на подобное сотрудничество принимаются к снижению налоговой базы.
3. Конфиденциальность. Этот пункт также регулируется договором. Поскольку заказчик и исполнитель являются субъектами бизнеса, они считаются партнерами. Письменное соглашение между ними служит гарантией сохранности сведений и данных, которые становятся известными в ходе работы. Аутсорсер должен использовать все возможности для исключения утечки информации.
   В случае с приходящим бухгалтером компания проигрывает и по этому пункту. Он не заинтересован в развитии компании и может параллельно оказывать услуги конкурентам, охотно делясь информацией.
4. Ответственность. Услуги аутсорсинга оказывают свои на основании договора. В нем подробно указываются все нюансы сотрудничества. Согласно его положениям, за просчеты и ошибки ответственность несет исполнитель. Если компания и допустит какие-то неточности, влекущие за собой штрафы, то их уплату она берет на себя. Поэтому аутсорсер сам заинтересован в безупречности своих услуг. В случае со штатным бухгалтером штрафы не редкость – пропустил срок, забыл, не знал, не успел, не заметил и т.д. То же самое можно сказать и о приходящих бухгалтерах – за их просчеты платит компания.

Эти и другие преимущества аутсорсинговых компаний давно доказали свою эффективность на практике. К примеру, британская компания British Petroleum по сей день работает с аутсорсинговой компанией по договору от 2002 года.

Возможные риски аутсорсинга

Наряду с явными преимуществами у аутсорсинга есть и риски. Для объективности по ним тоже стоит пробежаться.

• Потеря репутации. Виной тому – недобросовестность исполнителя.
• Утечка информации. Передача финансовых и юридических сведений в посторонние руки несет опасность их разглашения третьим лицам.
• Риски операционного характера. Из-за некомпетентности исполнителя и применения им малоэффективных технологий страдает заказчик.
• Снижение оперативности реагирования. Связано с запоздалой реакцией исполнителя.
• Кадровый риск. С 2016 года вступил в силу закон, запрещающий заемный бухгалтерский труд. Правомерным считается только аутсорсинг, полностью соответствующий положениям ФЗ-402.

Снизить вышеуказанные риски и свести к минимуму их последствия поможет заключение официального договора с аутсорсинговой компанией.

Сколько стоит эффективный бухгалтерский аутсорсинг

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях отличается. Итоговый прайс формируется в зависимости от объема совершаемых операций и от системы налогообложения. Расчетным периодом считается один календарный месяц.

Примерная стоимость в настоящее время такова:

Таблица 1. Примерные расценки на бухгалтерский аутсорсинг

Если основополагающим фактором выступает не система налогообложения, а обороты клиента, то ежемесячная стоимость услуг аутсоринга рассчитывается следующим образом.

Таблица 2. Примерная стоимость аутсорсинга бухгалтерии исходя из оборотов клиента

Часто оборот компании не соответствует объему обрабатываемых бухгалтерией документов. Денежный оборот не большой, а отчетов, расчетов, бланков и достаточно много. В данном случае аутсорсеры предпочитают ориентироваться на первый вариант расценок – по объему документооборота.

В стоимость услуг обычно входит следующее:

• Защита интересов компании при проверках;
• Формирование налоговых и бухгалтерских отчетов;
• Сдача готовых отчетов в налоговые органы;
• Сопровождение 1С;
• Обработка платежных поручений;
• Начисление и расчет оплаты труда;
• Формирование авансовых отчетов;
• Ведение кадровой документации;
• Ведение книги покупок, продаж и кассовой книги;
• Ведение текущего учета по регистрам.

При этом российским работодателям содержание одного бухгалтера и его рабочего места обходится ежемесячно минимум в 35 000 руб. Сюда нужно прибавить еще 30% от этой суммы, которая идет на налоги и отчисления в ПФР и ФСС. Это плюс около 11 000 руб. к затратам.

Плюсы аутсорсинга очевидны. Он помогает не только сокращать ежемесячные расходы компании, но и гарантирует полный порядок в финансовой и юридической документации без штрафов и санкций.

Одни из лидеров на рынке аутсорсинга бухгалтерии для малого и среднего бизнеса – ООО «БВСЦ21». В этой компании работают различные специалисты - бухгалтеры, аудиторы, юристы, налоговики – что позволяет оказывать высокий уровень услуг по ведению бухгалтерии и предоставлению грамотных консультаций.